К выбору систем автоматизации документооборота 16.12.2003 Андрей Акопянц
Ориентация на поддержку собственно делопроизводства или массовых бизнес-процессов компании Я опять проведу аналогию с бухгалтерией. Как известно, бухгалтерский учет в любой коммерческой организации состоит из двух частей: учета, связанного с основной производственной деятельностью, оперирующего большим количеством однотипных проводок, и учета всего остального — основных фондов, заработной платы, прочих накладных расходов, командировочных, малоценки и пр., что в общем количестве проводок и проходящих суммах составляет малую часть, но генерирует основное разнообразие проводок, на автоматизации которых обломало зубы большинство разработчиков доморощенных бухгалтерских систем. Похожая ситуация порой имеет место и с документооборотом, который нередко тоже делится на две части: - Документооборот, обслуживающий основную производственную деятельность, оперирующий большим количеством однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов — договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков — платежные и другие поручения и т. д.). Эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается управлением делами, специальным персоналом (делопроизводителями) и поддерживается системами автоматизации делопроизводства. Существуют «вырожденные» типы организаций, где основной документопоток относится ко второму типу, — например, органы государственного управления (хотя там иногда тоже существуют сегменты массового типового документооборота — например, обращения и письма граждан). В таких организациях, а также в средних и больших компаниях с заметным объемом «вспомогательного» документооборота как раз и нужны системы автоматизации делопроизводства. Есть также организации, у которых имеется массовый типовой поток документов, но они либо недостаточно хорошо обрабатываются используемой КИС, либо никакой специальной системы вообще не имеется. В таких организациях в первую очередь стоит именно вопрос автоматизации массового типового документооборота. Так вот: все системы можно классифицировать по тому, на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны и соответственно, кто должен являться основным пользователем системы — делопроизводственный персонал или функциональные сотрудники организации. В названии и/или описании систем это различие, как правило, отражается словами «автоматизация документооборота» или «автоматизация делопроизводства». Первые обычно ближе к конструкторам (поскольку должны позволять настройку на конкретные бизнес-процессы). Приобретать их имеет смысл, если организация не использует корпоративную информационную систему или она используется, но недостаточно хорошо поддерживает собственно функцию документооборота. Системы автоматизации делопроизводства хуже настраиваются, зато содержат массу специфического функционала (специфическая система ролей пользователей, специфическая терминология, учет организационной структуры при определении маршрутов, учет движения бумажных оригиналов документов и др.), и вовсе не факт, что весь этот функционал удастся воспроизвести на конкретном конструкторе. Они в первую очередь применимы в органах государственного управления, а также в средних и крупных компаниях с солидным объемом «вспомогательного» документооборота. Конечно, между двумя описанными типами документооборота существует пересечение, как и между функционалом этих двух типов систем. И идеальной является ситуация, когда используется одна система, поддерживающая оба типа документооборота. К сожалению, этого удается достичь нечасто и, как правило, в ущерб либо одной категории пользователей (делопроизводители), либо другой (функциональные подразделения). В качестве аналогии опять приведем вопросы финансового учета: зачастую для оперативного и управленческого учета, с одной стороны, и фискального бухгалтерского — с другой, используются разные системы. А попытки объединить оперативный, управленческий и бухгалтерский учет в одной системе обеспечили фиаско не одному проекту внедрения КИС. Впрочем, описанное противопоставление не является абсолютно жестким. Многие системы автоматизации делопроизводства имеют механизмы расширения и настройки на конкретные типы документов, и практически все конструкторы позволяют поддержать основы автоматизации делопроизводства (регистрацию входящих/исходящих, резолюции и контроль исполнения) для не слишком требовательного управления делами. Поэтому выбор между этими классами систем определяется тем, кто выступает основным инициатором закупки. Если управление делами — целесообразнее покупать систему автоматизации делопроизводства. Если основные подразделения — лучше купить конструктор, ориентированный на построение систем массового обслуживания. DMS vs Workflow DMS (Document Managament Systems) в большей степени ориентированы на поддержку «архивной» фазы, когда работа с документом уже закончилась и теперь его нужно хранить и эффективно искать среди множества других документов. Они, как правило, имеют средства поддержки очень больших массивов данных, развитые механизмы поиска и группировки документов, включая полуинтеллектуальные, всякие опции типа автоматической рубрикации погружаемых в них документов, поддержку работы с внешними хранилищами и др. Классический способ использования DMS-систем — организация корпоративного архива. И в этом смысле предельным случаем DMS являются так называемые информационно-поисковые системы (ИПС), ориентированные в основном на поиск и извлечение документов, а погружение новых документов — обставляющие некими специальными процедурами. Опять же различие является не очень жестким, так как большие DMS-системы, типа HB5 & Documentum, имеют свои Workflow-компоненты. Поскольку документы нужно где-то хранить в процессе работы с ними, то все Workflow-системы имеют свои «умолчательные» хранилища для документов, хотя, как правило, умеют работать с разными внешними хранилищами и серверами баз данных. Прикладные системы неким образом сочетают в себе DMS & Forkflow-функциональность. Но они также могут быть классифицированы по шкале Workflow Ц ИПС, в зависимости от того, какие свойства в них выражены сильнее. Поскольку всё, что циркулирует и хранится во всех без исключения системах, — по определению электронное, выяснилось, что все, оказывается, разговаривают прозой и поддерживают электронный документооборот. А электронно-цифровую подпись при пересылке документов (причем, естественно, в сертифицированном покойным ФАПСИ варианте) сейчас не поддерживает только ленивый. Но некоторые признаки, позволяющие говорить, что система поддерживает ЭД, указать можно. Учитывая, что по одному из определений электронным считается документ, у которого оригинал существует исключительно в электронном виде, подписанном ЭЦП, система должна обеспечивать: - Процессы подготовки документов. Кроме того, интересен не столько конечный результат (чисто электронный документооборот), сколько процесс перехода к нему. Поэтому критически важным является наличие в системе поддержки смешанного документооборота (бумажно-электронного) и поддержка процессов перехода от бумажного к электронному документообороту. А переход этот происходит через работу с электронными образами бумажных документов. Поэтому система должна обеспечивать как полноценную работу с образами документов, так и получение этих образов в массовом количестве и увязывание их с учетными карточками документов (поточное сканирование). Заключение Поэтому пусть заинтересованные лица делают выводы сами, благо информации для этого вполне достаточно в общедоступных источниках и на сайтах компаний. А здесь просто приведем список известных нам систем. Просим извинить, если кто-то сюда не попал…
|