С того самого 1999 года, когда я всерьез заинтересовался системами документооборота и делопроизводства, я как минимум четыре раза наблюдал попытки провести сравнительный анализ систем, имеющихся на рынке, и составить сводную табличку.

Но каждый раз эти инициативы проваливались, поскольку было очень трудно выработать содержательную систему критериев, таких, чтобы

- критерии были легко проверяемы,
- существенны с точки зрения потенциального заказчика,
- чтобы система критериев была сколько-нибудь полна
- и действительно делила системы на какие-то группы (чтобы не у всех были плюсики во всех колонках).

При этом в последние два года количество систем управления документооборотом растет экспоненциально, и эта задача становится чем дальше, тем неподъемнее.

В то же время существует довольно простая классификация, позволяющая, не вдаваясь в тонкости, для большинства явно сформулированных ситуаций ограничить выбор одной-двумя системами из всего многообразия, имеющегося на рынке.
Решение о приобретении системы, как правило, принимают две группы специалистов — представители отдела информационных технологий и предметные специалисты (управление делами), — для каждой из которых существенны разные критерии. Поэтому мы построим изложение, ориентируясь на это деление.

Нельзя также упускать из виду множество разных и противоречивых интересов, которые крутятся вокруг закупки и внедрения любой масштабной IT-системы:

- Максимально быстрое внедрение системы — интерес топ-менеджмента и «сознательной» части среднего менеджмента.
- Ничего не менять, то есть поддержать существующие процессы как есть, а лучше — вообще ничего не внедрять, — интерес основной части среднего менеджмента и рядовых сотрудников.
- Минимизация затрат на закупку системы — интерес акционеров (или держателей бюджета).
- Максимизация мотивированных затрат на покупку системы — интерес лиц, получающих откаты от поставщика.
- Разумно долгая разработка/внедрение и последующая поддержка силами IT — интерес амбициозного и недостаточно влиятельного IT-департамента.
- Минимальное участие IT во внедрении и поддержке — интерес влиятельного (или не имеющего особых амбиций) IT-департамента, которому и без того хватает головной боли.

Мы по возможности опишем, какие интересы способен удовлетворить тот или иной класс решений.

Технологические критерии
Lotus или не Lotus

Все системы, представленные на рынки, делятся на два больших класса — работающие в среде Lotus Notes и все остальные.

Если в организации используется Lotus и с него не собираются уходить, естественным выбором являются системы лотусовского семейства — от «Интертраста», «АйТи», ИРМ и пр.

Если же Lotus не используется, приобретать его исключительно для автоматизации документооборота вряд ли целесообразно. Lotus — отдельный параллельный мир, и если уж ставить на этот пакет, под него есть смысл переводить всю корпоративную IT-инфраструктуру.

При этом нельзя сказать, что по своим пользовательским качествам системы на базе Lotus превосходят конкурентов из не-лотусовского мира. Более того, в силу функциональных ограничений Lotus Notes до 5-й версии включительно эти системы страдали некоторыми «родовыми дефектами», снижающими их надежность при большом потоке документов.

Правда, надо заметить, что в современной версии Lotus Notes (R6) наконец реализованы транзакции в их честном СУБД’шном смысле (согласованная модификация группы записей в БД с гарантированным результатом). Тем самым устранен главный, на мой взгляд, технологический дефект Lotus, и открыта принципиальная возможность реализации OLTP-систем на его базе.

Так что сейчас технологические противопоказания с лотусовских систем сняты, и выбор является только делом вкуса. Но я склонен думать, что больших миграций уже не будет: те, кто использует Lotus, продолжат его использовать, а те, кто не подсел на него, уже и не подсядут — слишком высока цена смены корпоративной информационной инфраструктуры. Конечно, за исключением форс-мажоров, возникающих при поглощении компаний, — типа покупки ТНК корпорацией British Petroleum, в результате которой ТНК переходит на Lotus, являющийся корпоративным стандартом BP.

При удовлетворении же всевозможных противоречивых интересов Лотус выглядит очень симпатично, что и обусловило, видимо, его достаточно широкое распространение, а именно:

- если Lotus уже внедрен, несложные подсистемы на его базе запускаются очень быстро и начинают приносить реальную пользу;
- поскольку сам Lotus является конструктором (см. дальше), то системы на его базе легко подстраиваются к поверхностным особенностям бизнес-процессов компании, что позволяет как удовлетворить ревнителей существующей практики, так и обеспечить вечной работой по подкручиванию системы IT-департамент компании;
- как с любыми дорогими западными системами, при покупке значительного количества лицензий на Lotus можно рассчитывать на хорошие «откаты»;
- но полноценные лицензии можно и не покупать — имеются «бюджетные» варианты для обеспечения работы через Web.

Используемая СУБД

Собственно, очевидных лидеров тут два — MS SQL Server и Oracle. Практически все не-лотусовские системы, представленные на рынке, используют MS SQL. Некоторые умеют также работать с Oracle (скажем, «Дело»). Системы, ориентированные исключительно на Oracle, мне неизвестны.

Правда, имеется также класс систем, использующих собственные хранилища документов. Как правило, они выросли из некоторых информационно-поисковых систем с большой историей (скажем, «Евфрат» от Cognitive). Свои форматы хранилищ используют также «большие» западные системы — Documentum, HB5 (ex-DocsOpen).

Использование стандартных СУБД является явным плюсом с точки зрения сопровождаемости и масштабируемости системы и простоты ее интеграции в корпоративную IT-инфрастуктуру. Хотя собственное хранилище также обладает некоторыми плюсами: не требуется дополнительно покупать лицензии на СУБД, а с точки зрения администрирования система выступает как единый «черный ящик».